Il nostro tempo è limitato, passa velocemente e inesorabilmente.
Ci accomuna tutti, ricchi, poveri, alti, bassi; in ogni luogo della terra, in ogni classe sociale e condizioni di vita, il tempo passa uguale.
Essendo limitato, tutta la differenza la facciamo nel come lo gestiamo, in quello che facciamo durante le nostre giornate.
Potremmo scegliere di ‘sprecarlo’ nell’ozio e in attività per niente produttive, oppure costruire mattone dopo mattone la nostra vita.
Devo liberarmi del tempo
e vivere il presente giacché non esiste altro tempo
che questo meraviglioso istante
Alda Merini
Diventa quindi importante una corretta gestione del tempo e delle priorità per raggiungere i nostri obiettivi nella vita e per vivere sereni con noi stessi.
Time management
Riguardo la gestione del tempo le aziende fanno corsi ai propri manager e collaboratori ormai da anni.
Più tempo passa più è fondamentale questo aspetto, che rientra sicuramente nelle soft skills necessarie oggi nel mondo del lavoro.
È davvero così importante?
Naturalmente lo è, sia lato business, sia nella vita privata.
E le aziende si sa, sono fatte di persone.
Saper gestire le priorità è fondamentale quando si lavora con un’agenda piena di impegni, ma ci permette di fare la differenza anche nello studio, nella realizzazione di obiettivi vari nella nostra vita.
È molto utile lavorare con una to-do-list, una lista del giorno delle cose da fare (ma non abusarne, come spiegato nell’articolo sui divoratori di tempo).
Ma dove dedicare il nostro tempo? E con quale ‘teoria di fondo’? Cominciamo dalle cose più semplici, da quelle che ci sembrano più proficue, o da quelle più difficili?
Certamente se non gestiamo bene il nostro tempo, rischiamo di arrivare a fine giornata con diverse cose non fatte, magari più o meno importanti.
Nei corsi di vendita si insegna a dare una priorità giornaliera ai clienti per importanza e potenziale.
E se a fine giornata lavorativa avremmo tralasciato qualche cliente, probabilmente era qualche cliente marginale che potremmo vedere con calma nei giorni seguenti.
L’esempio è applicabile in qualsiasi campo.
Cosa è più urgente? Cosa bisogna fare immediatamente?
La matrice del buon Eisenhower che vedremo in seguito può aiutarci a capirne di più.
Il buon principio di Pareto
Abbiamo quindi capito che i nostri risultati e l’esito delle nostre operazioni, dipende da come gestiamo le nostre energie e risorse.
Ricordiamoci che l’80% dei nostri risultati (in qualsiasi campo) mediamente necessitano del 20% dello ‘sforzo’ (legge di Pareto).
Ad esempio nel commercio mediamente si dice che l’80% del fatturato lo si produce con il 20% dei clienti, e che le compagnie aeree abbiano l’80% del profitto solo nel 20% delle tratte etc etc.
Lo stesso sarà sicuramente con la tua agenda. L’80% dei tuoi risultati arriverà con il 20% delle tue azioni/sforzi.
Chiaro che è dannoso cominciare dai processi meno produttivi, che magari ci stancano con scarsi risultati, per poi ritrovarci scarichi nelle operazioni dove magari necessitiamo di tutto noi stessi.
A volte si tende a cominciare dalle cose più leggere, proprio perché appunto più semplici, in modo da avere la percezioni di ‘averci tolto questa cosa di davanti’.
In realtà sarebbe meglio cominciare dalle più potenziali, che spesso sono anche le più pesanti.
‘Con Tyson ci combatti subito, non quando già sei stanco’, ho ascoltato una volta da qualcuno.
Per lo stesso principio non è assurdo tralasciare volutamente dei compiti perchè siamo sicuri che ci rubino solo del tempo.
Sono i compiti ‘poco urgenti’.
A volte le persone entrano in contrasto con la gestione del tempo, con luoghi comuni come ‘tutto è importante’, ‘ogni cosa serve’.
Il che è verissimo, peccato che il nostro tempo è limitato e non possiamo arrivare ovunque.
Saper gestire bene il tempo riduce anche lo stress, migliorando la nostra capacità di focus.
Per questo, attento a un altro ladro del tempo, la distrazione. A chi non è capitato di distrarsi con le notifiche, di chat o app varie nello smartphone? Attenzione, perchè nel momento in cui ti distrai, perdi tempo e risorse per tornare in ‘focus’ su ciò che stavi facendo.
Valori e sistemi
Si dice che il nostro modo di settare le nostre ‘priorità’ sia fortemente influenzato dai nostri valori.
Uno dei lavori che ti consiglio di fare è conoscere meglio te stesso, di capire quali sono i tuoi valori fondamentali.
Nella gestione del tempo, valori come la perfezione (ovvero la tendenza di essere un perfezionista) ti porteranno ad essere meticoloso nei tuoi compiti, a cercare di non lasciare nulla in sospeso.
Questo potrebbe farti arrivare troppo lungo e stanco a fine giornata e forse senza neanche aver raggiunto i risultati sperati.
O un valore molto importante come l’efficienza potrebbe farti focalizzare troppo sul ‘tutto e subito’ tralasciando cose che non porteranno frutti nell’immediato, ma solo dopo un lavoro di cura.
Considerando che sarai tu stesso a determinare le priorità dei TUOI compiti, è importante sapere da cosa sei influenzato nella valutazione per essere più preciso possibile.
La consapevolezza è tutto, sia su quello che si vuole raggiungere, sia su quello che dobbiamo cercare di cambiare.
Se in primis vogliamo migliorare la nostra gestione del tempo, dovremmo capire dove lo gestiamo male e come possiamo intervenire.
E infine potremmo monitorare i nostri risultati per avere un metro di giudizio.
Ma avere le priorità confuse ci farà perdere solo altro prezioso tempo, perchè non riusciremo ad organizzare tempo e risorse al meglio.
Capire dove andare quindi, l’indecisione è un pericoloso divoratore di tempo.
Organizzarsi, perchè il disordine non aiuta.
Varie tecniche sulla gestione del tempo e della priorità sono valide e magari con l’esperienza andrai semplicemente ‘a mente’.
Ne riporto alcune.
Matrice di Eisenhower
Attribuita a Dwight D. Eisenhower, presidente statunitense degli anni ’50 nonchè un valido ufficiale che guidò le truppe in Regno Unito nella seconda guerra mondiale. Probabilmente proprio allora studiò come ordinare le cose da fare in base a ciò che era urgente e ciò che invece era importante, tirando fuori un metodo per capire quali ‘forze’ movimentare, in quale ordine e perchè.
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”
In sintesi, come riportato nell’immagine i tuoi criteri di valutazione saranno:
- #1 urgenti e non delegabili
- #2 non molto urgenti
- #3 azioni che possono fare altri
- #4 azioni improduttive che possiamo tralasciare
È importante ciò che è determinante, ma non ha gravissime conseguenze se NON fatto.
È urgente invece ciò che DEVE essere fatto con massima sollecitudine, con una scadenza.
Per riconoscere una azione basterebbe chiedersi ‘cosa succede se non la faccio?’. Dalla risposta capiremo se sarà importante o urgente.
Alcuni azioni infatti potranno essere delegate (vedere schema).
Anche sulla delega, aprendo una parentesi, si hanno due scenari:
- delega operativa, compiti ripetitivi relativamente semplici
- delega di responsabilità, si assegnano compiti importanti assegnando l’adeguato potere
S.M.A.R.T.
Sviluppato nel 1954 da P. Drucker, aiuta a definire i nostri obiettivi grazie a 5 criteri.
- S = Specific (Specifico)
- M = Measurable (Misurabile)
- A = Achievable (Raggiungibile)
- R = Realistic (Realistico)
- T = Time-Based (Temporizzabile)
E’ un metodo per analizzare quanto stai pianificando, dandoti una visione più completa.
Un modo per avere le idee più chiare nella gestione delle priorità.
Tecnica del pomodoro
Attribuita allo studente italiano Francesco Cirillo, è un interessante metodo per gestire al meglio diversi compiti pianificati, usando un banale timer da cucina.
Si narra che trovò utile, quando era uno studente, usare un timer da cucina a forma di pomodoro per darsi dei tempi precisi dove erano esclusa qualsiasi distrazione.
Si procede per 25 minuti NO STOP, seguiti da 5 minuti di pausa (per ricaricare l’attenzione).
In pausa si potrà bere, sgranchirsi le gambe o prendere una boccata d’aria fresca.
Ogni ciclo di timer viene definito ‘pomodoro‘, e ogni 4 si farà una pausa di 15-30 minuti.
Oltre a importi la giusta attenzione, con una pausa ‘furba’ per ripristinare il nostro massimale di concentrazione, nel metodo è presente un’attenta pianifica.
L’autore suggerisce di usare tre ‘fogli’ di planning.
‘Attività da fare oggi‘, ‘Magazzino di attività‘, ‘Registrazioni‘.
In sintesi pianifichi nel primo, tieni traccia di quanto fatto nel secondo, registri quanto tempo hai impiegato, e nel terzo come è stato svolto.
Pianificazione, esecuzione, feedback.
A mio modo di vedere è un ottimo antidoto contro le distrazioni.
Metodo Personal Kanban
Detto anche ‘Metodo Toyota’, messa a punto nel 1970 dall’ingegnere giapponese Taiichi Ohno.
Fu definito anche Metodo Toyota, perchè fu proprio la multinazionale giapponese a sfruttarla nel suo sistema produttivo e di approviggionamento.
È molto semplice, e per questo molto efficace.
Consiste in sintesi nel dividere le nostre azioni in tre macro gruppi:
- da fare, programmate
- in esecuzione, in corso
- completate, lavori terminati
GTD di David Allen
Gettings Things Done, è il nome del metodo brevettato di David Allen, di cui il libro Best Seller (da leggere).
Tradotto in italiano come ‘Detto, fatto!‘, può essere descritto il manuale per ‘fare in modo che le cose vengano fatte’.
Qualche esempio..
Se una cosa può essere fatta in meno di due minuti, facciamola subito!
Altrimenti, in un interessante sistema di organizzazione, liste, planning e delege sarà possibile settare le giuste regole per non perdere risorse e centrare gli obiettivi.
Preferisco non sintetizzarlo, ma consigliare la lettura del libro a chi vuole approfondirlo sul serio.
Trovi il libro qui.
Procrastinare
Che l’uomo sia pigro di natura è ormai confermato dalla scienza (fonte).
Se la tendenza è abbandonarci alla pigrizia, serve motivazione e determinazione nel arrivare alla fine delle nostre da fare.
Uno dei ladri di tempo è quindi la nostra tendenza a procrastinare.
Ogni giorno è una battaglia contro noi stessi per gestire al meglio il nostro tempo, per fare ciò che va fatto.
Ci saranno compiti che potremmo delegare, girare ad altri.
Compiti invece che è fondamentale che vengano svolti da noi stessi.
Tra le mille distrazioni della vita di oggi potremmo un po’ perdere di vista i nostri obiettivi.
Ma con la giusta motivazione impariamo a non procrastinare più, a mettere mano adesso alla nostra vita.
Leggi anche: Cosa vuol dire procrastinare e come possiamo smettere
Ogni giorno abbiamo 24 ore, 1440 minuti, 86400 secondi.
Come vogliamo sfruttarli?
La gestione del tempo delle priorità ci permetterà di non sprecare il nostro tempo.
La qualità dei nostri giorni determinerà la nostra qualità di vita a fine anno e negli anni ad avvenire.
Leggi anche: Quali sono i più pericolosi divoratori di tempo?
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